Чтобы начальник не забыл о согласованном отпуске, сотрудникам советуют заранее и неоднократно напоминать о своих планах. Журнал Wired рекомендует использовать для этого разные каналы связи и выбирать подходящее время для каждого сообщения. Такой подход помогает коллегам учитывать отсутствие сотрудника и заранее решать рабочие вопросы.
Первоначальную заявку лучше подать за четыре—шесть недель до отпуска, если руководитель не установил другой срок. Для важных и дорогостоящих поездок или мероприятий, которые нельзя перенести, допустимо предупредить начальство за полгода и более. Договорённость необходимо зафиксировать в системе учёта отпусков, общем календаре или письме с понятной темой, получив подтверждение одобрения.
Примерно за две недели до начала отдыха о нём стоит устно напомнить руководителю и коллегам на регулярной встрече и общем совещании. Вопросы о передаче обязанностей лучше обсудить с начальником отдельно, чтобы он мог заранее определить порядок работы. За неделю до отпуска клиентов и сотрудников других подразделений следует уведомить письменно, используя электронную почту или привычный рабочий мессенджер, например Slack или Microsoft Teams.
За два рабочих дня до ухода рекомендуется отправить всем заинтересованным короткое сообщение с датой начала отсутствия и днём возвращения. При необходимости в нём можно указать заместителя, но подробные инструкции лучше разместить в общей папке или отдельном документе, приложив ссылку. Если отпуск начинается в понедельник, такое напоминание следует направить в четверг, чтобы его успели увидеть сотрудники, которые могут не работать в пятницу.
В день ухода полезно установить в рабочем мессенджере статус об отсутствии и указать дату возвращения. Заметный значок, в том числе изображение пальмы или самолёта, позволяет быстро обратить внимание коллег на отпуск. Для особо забывчивых руководителей и сотрудников можно заранее настроить автоматическое сообщение на первое утро отдыха, однако оно должно оставаться кратким, доброжелательным и деловым.